Seit dem 2. August 2024 ist der EU AI Act offiziell in Kraft. Die meisten Unternehmen kennen das Gesetz inzwischen dem Namen nach. Doch was es konkret von ihnen verlangt, bleibt in vielen Betrieben noch unklar. Einer der am häufigsten übersehenen Punkte: die Pflicht zur sogenannten KI-Kompetenz, auf Englisch “AI literacy”. Artikel 4 des AI Acts verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden ein ausreichendes Maß an KI-Kenntnissen mitbringen. Diese Anforderung gilt seit dem 2. Februar 2025 ohne weitere Übergangsfrist.
Was Artikel 4 konkret bedeutet
Der Gesetzestext klingt zunächst vage: Unternehmen sollen “nach bestem Vermögen” sicherstellen, dass ihr Personal über KI-Kompetenz verfügt. Doch die EU-Kommission und erste nationale Aufsichtsbehörden haben inzwischen klargemacht, was das in der Praxis heißt. Es geht nicht um theoretisches Grundlagenwissen, das man in einem Nachmittagsseminar abhaken kann. Gemeint ist ein systematisches Verständnis dafür, wie KI-Systeme funktionieren, welche Risiken sie tragen und wie Mitarbeitende im Alltag verantwortungsvoll mit ihnen umgehen.
Dabei unterscheidet das Gesetz implizit zwischen verschiedenen Rollen. Ein Sachbearbeiter, der täglich mit einem KI-gestützten Dokumentenprüfsystem arbeitet, braucht andere Kenntnisse als ein Entwickler, der solche Systeme baut, oder ein Manager, der über ihren Einsatz entscheidet. Eine Einheitslösung für alle Mitarbeitenden wird den Anforderungen nicht gerecht.
Risikostufen bestimmen den Schulungsaufwand
Der AI Act klassifiziert KI-Systeme in vier Risikostufen: inakzeptables Risiko, hohes Risiko, begrenztes Risiko und minimales Risiko. Für Hochrisikosysteme, etwa in den Bereichen Personalentscheidungen, Kreditvergabe, kritische Infrastruktur oder medizinische Diagnostik, sind die Anforderungen an Schulung und Dokumentation besonders streng. Wer in einem Unternehmen ein solches System betreibt, muss nachweisen können, dass die zuständigen Personen geschult wurden und die Schulung auf den konkreten Einsatzkontext zugeschnitten war.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Logistikunternehmen setzt ein KI-System zur automatisierten Routenoptimierung ein. Das klingt harmlos, kann aber als Hochrisikoanwendung eingestuft werden, wenn es Auswirkungen auf Arbeitsbedingungen von Fahrern hat. In diesem Fall greift Artikel 4 vollumfänglich. Die Personalabteilung, das Operations-Team und die IT-Verantwortlichen müssen nachweislich geschult sein.
Zertifikate als Nachweisinstrument
Aufsichtsbehörden können Nachweise verlangen. Wer dann nur sagen kann, man habe intern irgendwann über KI gesprochen, steht auf schwachem Boden. Deshalb rücken Zertifikate zunehmend in den Fokus, nicht als Selbstzweck, sondern als dokumentierbarer Beleg für absolvierte Qualifizierungsmaßnahmen.
Für Unternehmen, die eine strukturierte und anerkannte KI-Weiterbildung für Unternehmen suchen, gibt es inzwischen spezialisierte Anbieter, die ihre Programme explizit an den Anforderungen des AI Acts ausrichten und Zertifikate ausstellen, die im Zweifelsfall als Dokumentation gegenüber Behörden dienen können. Entscheidend ist dabei, dass das Zertifikat nicht nur die Teilnahme bestätigt, sondern auch den vermittelten Inhalt und den Bezug zum konkreten beruflichen Einsatzkontext dokumentiert.
Wer selbst Schulungen konzipiert, sollte darauf achten, dass Inhalte wie Risikoklassifizierung, Transparenzpflichten, menschliche Aufsicht und Meldepflichten bei Vorfällen abgedeckt sind. Reine Produktschulungen zu einem bestimmten KI-Tool reichen nicht aus.
Typische Fehler in der Umsetzung
In der Beratungspraxis zeigen sich immer wieder dieselben Stolperstellen. Hier die häufigsten:
- Schulungen ohne Rollenbezug: Alle Mitarbeitenden erhalten dasselbe generische E-Learning-Modul, unabhängig davon, ob sie KI-Systeme aktiv nutzen, administrieren oder nur peripher damit in Berührung kommen.
- Fehlende Dokumentation: Schulungen finden statt, aber Nachweise über Teilnahme, Inhalt und Datum werden nicht systematisch gespeichert.
- Einmalige Maßnahme statt Prozess: Unternehmen behandeln KI-Kompetenz als Projekt mit Abschlussdatum. Dabei verändert sich die KI-Landschaft so schnell, dass jährliche Auffrischungen in den meisten Fällen notwendig sind.
- Kein interner Verantwortlicher: Niemand ist explizit damit beauftragt, die Einhaltung von Artikel 4 zu koordinieren und zu überwachen.
Was Unternehmen jetzt konkret tun können
Der sinnvollste erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme setzt das Unternehmen bereits ein? Welche Risikostufe haben sie nach AI Act? Wer arbeitet damit, wer hat Entscheidungsgewalt darüber? Diese drei Fragen führen direkt zu einer Liste der Personen, die zwingend geschult werden müssen.
Daraus lässt sich ein gestuftes Schulungskonzept entwickeln. Für Grundkenntnisse bieten sich kurze Online-Formate an, 60 bis 90 Minuten reichen für eine solide Basisqualifikation. Wer KI-Systeme der Hochrisikokategorie betreibt oder entwickelt, sollte in Programme investieren, die fünf bis zehn Stunden umfassen und spezifisch auf den Rechtsrahmen eingehen. Kosten für externe Zertifizierungsprogramme liegen je nach Umfang zwischen 200 und 800 Euro pro Person, bei Gruppen oft deutlich günstiger.
Wichtig ist außerdem, einen internen Ansprechpartner zu benennen, der den Überblick behält. In kleineren Unternehmen kann das die IT-Leitung übernehmen, in größeren empfiehlt sich eine eigene Funktion, vergleichbar dem Datenschutzbeauftragten.
Bußgelder und Reputationsrisiken nicht unterschätzen
Der AI Act sieht bei Verstößen Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für Verstöße gegen spezifische Pflichten bei Hochrisikosystemen, zu denen Schulungsanforderungen zählen, drohen bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des Umsatzes. Diese Zahlen gelten zwar primär für schwerwiegendere Verletzungen, aber auch fehlende Nachweise zur KI-Kompetenz können im Rahmen von Prüfungen zu Beanstandungen und Folgekosten führen.
Dazu kommt ein Reputationsrisiko, das schwerer messbar, aber real ist. Unternehmen, die in Ausschreibungen oder Partnerschaftsverhandlungen nachweisen können, dass sie den AI Act ernst nehmen und ihre Mitarbeitenden entsprechend qualifiziert haben, haben einen konkreten Wettbewerbsvorteil. Die ersten Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber enthalten bereits entsprechende Anforderungen.
KI-Kompetenz ist damit keine Frage des guten Willens mehr. Sie ist eine rechtliche Pflicht mit Frist, und die Frist ist bereits abgelaufen.
